La gestion de la relation client est essentielle pour la bonne marche d’une entreprise. Il existe aujourd’hui de nombreux systèmes téléphoniques professionnels pour remplir cette obligation. Voici leurs principaux bénéfices.
Plan de l'article
Le système téléphonique professionnel : qu’est-ce que c’est ?
Le standard téléphonique est un outil qui a pour objectif d’automatiser, de centraliser et de contrôler les appels téléphoniques entrants et sortants de votre entreprise. Il favorise une gestion professionnelle des différents appels.
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Si vous décidez d’opter pour un standard téléphonique, toutes les communications s’effectuent à travers un réseau téléphonique classique ou par internet (VoIP). Cela permet d’être connectés aux téléphones portables et aux ordinateurs.
Les systèmes téléphoniques sont particulièrement utiles pour les entreprises qui reçoivent beaucoup d’appels et qui ne sont pas toujours en mesure de les gérer. Ils peuvent aussi être efficaces pour les sociétés qui ont plusieurs services et qui souhaitent rediriger efficacement leurs appels.
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Pour quelles raisons votre entreprise doit envisager un système téléphonique professionnel ?
Avec leurs nombreuses fonctionnalités, les systèmes téléphoniques contribuent à l’amélioration du service client. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez les adopter.
Donner une image professionnelle de votre entreprise
Les systèmes téléphoniques professionnels vous permettent de renvoyer une bonne image à vos partenaires et clients. Ils vous évitent de démarrer votre activité avec votre propre ligne. Vous disposez alors d’un numéro d’entreprise et pouvez répondre à plusieurs appels en même temps.
Le système téléphonique professionnel vous permet également de disposer de voix off professionnelles et de transférer des appels entre membres de votre équipe. Des menus d’options, des messages d’accueil et des musiques de mise en attente sont également disponibles dans ces outils.
Toutes ces fonctionnalités permettent de faire première bonne impression. Cela est très important pour vos clients qui sont assurés du sérieux et du professionnalisme de votre entreprise.
Assurer une meilleure gestion des horaires
Les systèmes téléphoniques professionnels peuvent être configurés pour reconnaître vos horaires d’ouverture et de fermeture. Cela évite aux clients de longues minutes d’attente sans pouvoir parler à un membre de votre équipe.
Votre système téléphonique peut être paramétré pour réagir à différentes situations. Si l’entreprise est fermée, un message audio personnalisé peut être diffusé pour expliquer au client les raisons de la fermeture et lui indiquer les horaires d’ouverture afin qu’il puisse rappeler.
La messagerie vocale de votre système téléphonique peut aussi servir à demander au client de laisser un message avec des coordonnées pour que vous puissiez le rappeler. Cette fonctionnalité est particulièrement utile quand tous les membres de votre équipe sont occupés.
Éviter les appels en absence
Avec les systèmes téléphoniques, vous pouvez rester connecté à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit. Vous pouvez donc répondre aux appels de vos clients même quand vous êtes à la maison ou en voyage.
La technologie IP favorise une grande capacité d’appels simultanés. Vous avez alors la possibilité de configurer des fils d’attente, des messages vocaux et des menus qui offrent plusieurs options de redirections vers le bon service.
Tous les membres de votre équipe peuvent par ailleurs rester en contact pour gérer les appels. Cela favorise une centralisation des données et une meilleure prise en charge du client ou prospect.
